Integration des Online-Meldeblattes in Automatische Anreise-E-Mails
Die Fähigkeit, das Meldeblatt online ausfüllen zu können, stellt eine signifikante Effizienzsteigerung im Check-In-Prozess für Hotels dar. Diese Funktion, in Verbindung mit einer automatischen Anreise-E-Mail, optimiert nicht nur das Gästeerlebnis, sondern trägt auch zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen bei.
Die automatische Versendung einer Anreise-E-Mail, etwa 3-4 Tage vor dem geplanten Check-In, bietet den Gästen eine bequeme Erinnerung und die Möglichkeit, alle notwendigen Formalitäten im Voraus zu erledigen. Dieser proaktive Ansatz hat mehrere Vorteile:
- Zeitersparnis beim Check-In:Gäste, die das Meldeblatt vorab ausfüllen, können schneller eingecheckt werden, was zu einer Reduzierung von Wartezeiten und einer effizienteren Nutzung der Rezeptionsressourcen führt.
- Verbessertes Gästeerlebnis:Durch Minimierung der am Anreisetag erforderlichen bürokratischen Schritte fühlen sich die Gäste willkommen und können ihren Aufenthalt sofort beginnen.
- Umweltfreundlichkeit:Die digitale Abwicklung reduziert den Papierverbrauch und unterstützt das Umweltbewusstsein des Hotels.
Die Integration dieser Funktion in die Hotelmeister-Software ermöglicht es, die E-Mail-Vorlagen für die Anreise automatisch zu personalisieren und zu versenden.
Die untenstehende Vorlage kann als Standard in der Software (unter Einstellungen > Vorlagen > Allgemeine E-Mail) hinterlegt und bei Bedarf individuell angepasst werden:
siehe Automatische E-Mails erstellen
Bitte informieren Sie sich, ob in Ihrem Land die digitale Unterschrift mit dem Finger auf einem Touch-Screen für das Ausfüllen des Meldeblatts rechtlich ausreichend ist, bevor Sie diese Funktion aktivieren. Die nachfolgenden Informationen zu den Regelungen einiger Länder (Stand: 19. Februar 2023) dienen als Orientierungshilfe, stellen jedoch keine verbindliche Rechtsauskunft dar. Bei Unklarheiten oder zur Vermeidung rechtlicher Risiken empfehlen wir, sich an einen Rechtsexperten zu wenden.
In Österreich ist die Signatur mit dem Finger auf dem Touch-Screen für das Meldeblatt rechtlich ausreichend.
In Deutschland wird für das Meldeblatt eine qualifizierte Signatur verlangt, d.h., eine elektronische Signatur oder eine Verifizierung mittels Kreditkartenzahlung bei der Unterschrift. Da dies in der Praxis nicht praktikabel ist und Gäste eher davon abgehalten werden, das Online-Meldeblatt auszufüllen, verzichten wir bewusst auf die Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur.
Die Unterschrift am Touchscreen kann optional vom Betrieb selbst (auf eigenes Risiko) aktiviert werden. Gesetzlich gesehen ist diese jedoch nicht ausreichend, und das Meldeblatt müsste vor Ort eigentlich ausgedruckt und nochmal händisch vom Gast unterschrieben werden.
