Zahlungsvorgang abschließen ist ausgegraut

Das Gesetzt (vgl. §132a BAO) schreibt vor, dass auf dem Zahlungsbeleg unter anderem folgende Information enthalten sein muss "die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistungen". Bei einer Teilzahlung ist nicht automatisiert feststellbar ist ob der Gast nun die Nächtigung, die Restaurantkonsumation, die Ortstaxe oder etwas anderes damit bezahlt hat. Außerdem würde sich die Angabe des Leistungszeitraums schwierig gestalten wenn der Gast z.B. nur eine halbe Nacht bezahlt hat.

Deshalb ist der Knopf "Zahlungsvorgang abschließen" nur dann aktiviert, wenn der Zahlungsbetrag ident mit dem noch offenen Betrag des Folios ist. 

In allen anderen Fällen handelt es sich um eine Anzahlungen bzw. Teilzahlungen die auch als solche zu verbuchen ist.

In Deutschland regelt die KassenSicherungsverordnung (KassenSichV) ebenfalls die Anforderungen an die ordnungsgemäße Dokumentation von Zahlungen. Laut § 146 Abs. 1 AO müssen auf dem Zahlungsbeleg die Menge und Bezeichnung der gelieferten Waren oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistungen angegeben werden.

Bei Teilzahlungen oder Anzahlungen, wie sie häufig im Hotelgewerbe vorkommen, kann es ebenfalls problematisch sein, den spezifischen Leistungsgegenstand wie die Nächtigung, Verpflegung oder andere Zusatzleistungen genau zuzuordnen. Zudem wird die Angabe des Leistungszeitraums kompliziert, wenn etwa nur eine teilweise Zahlung für eine nicht vollständig erbrachte Leistung erfolgt.

Um diesem Problem vorzubeugen, ist der Button „Zahlungsvorgang abschließen“ nur dann aktiv, wenn der gezahlte Betrag mit dem offenen Betrag des Folios übereinstimmt. Alle anderen Zahlungen, die nicht den gesamten Betrag abdecken, gelten als Anzahlung oder Teilzahlung und sind auch entsprechend zu verbuchen.